Powiat Tucholski

8

Protokół nr 8/2004
z posiedzenia Komisji Rewizyjnej,
które odbyło się 10 marca 2004 r.

Obecni na posiedzeniu według listy obecności.

Przewodnicząca Komisji poinformowała, że zwołała posiedzenie w celu przeprowadzenia kontroli w Starostwie Powiatowym w trzech dziedzinach z uwzględnieniem niżej wymienionych zagadnień:
" Ocena realizacji wniosków Komisji Rady Powiatu za 2003 r.;
" Ocena wydatkowania środków na promocję Powiatu Tucholskiego w 2003 r.
Szczegółowy plan kontroli:
1. Kwota środków finansowych wydatkowana na promocję powiatu:
w tym:
          a. z budżetu powiatu,
          b. pozyskane dodatkowo z zewnątrz,
w tym:
          a. na poszczególne działania z zakresu promocji powiatu,
2. Powiązanie promocji z realizacją innych zadań własnych powiatu,
3. Efekty działań promocyjnych,
4. Zabezpieczenie kadrowe do realizacji zadań z zakresu promocji.
" Ocena wydatkowania dotacji w 2003 r.
Szczegółowy plan kontroli:
1. Udzielone dotacje,
2. Tryb postępowania o udzielenie dotacji,
3. Rozliczenie dotacji,
4. Nieuwzględnione wnioski o udzielenie dotacji.

W wyniku Kontroli Komisja sporządziła protokół w brzmieniu:
Protokół
kontroli przeprowadzonej
w Starostwie Powiatowym w Tucholi
w dniu 10 marca 2004 r.

Temat kontroli: "Ocena realizacji wniosków komisji Rady Powiatu za 2003r.".

" Temat kontroli zgodny z "Planem pracy Komisji rewizyjnej na 2003r." przyjętym przez Radę Powiatu.
" jednostka kontrolowana  -  Starostwo powiatowe w Tucholi.
" Kontrole przeprowadziła Komisja Rewizyjna w pełnym składzie.
" Informacji udzielił p. Tomasz Stybaniewicz.

1. Szczegółowy zakres kontroli.
Komisja przeanalizowała procedury realizacji wniosków zgłaszanych przez komisje Rady Powiatu.
Procedura realizacji wniosków jest następująca: wniosek  -> starosta -> Zarząd Powiatu -> wydział,  zakresu którego dotyczy wniosek -> odpowiedź wydziału.
Komisja stwierdza (w oparciu o wypowiedź p. T. Stybaniewicza), że w procedurze realizacji wniosków komisji Rady Powiatu brak przyporządkowania konkretnej osobie nadzoru nad realizacją wniosków.
2. Realizacja wniosków komisji Rady Powiatu.
Komisja Rolnictwa, Leśnictwa i Ochrony Środowiska
" wykaz wniosków i ocena realizacji przez pracownika Starostwa - Zał. Nr 1.
Komisja wnosi uwagi do wniosku 4a - Zarząd nie podjął żadnej inicjatywy w tym temacie.
Komisja Finansów i Gospodarki
" wykaz wniosków i ocena realizacji przez pracownika Starostwa - Zał. Nr. 2.
Komisja nie wnosi uwag.
Komisja Polityki Społecznej i Zdrowia
" wykaz wniosków i ocena realizacji przez pracownika Starostwa - Zał. Nr 3.
Komisja wnosi uwagę do oceny realizacji wniosku 1.b.
Zdaniem Komisji wniosek nie został zrealizowany, gdyż podjęte przez Zarząd Powiatu działania (zamiana nieruchomości) nie zakończyła się konkretnym efektem (odmowa).
Komisja uważa, że zarząd Powiatu powinien podejmować działania w celu uregulowania spraw własnościowych gruntów, tym bardziej, że "Szpital Tucholski" Spółka z o.o. dokonuje nakładów na majątku, jak również Powiat Tucholski podnosi kapitał zakładowy Spółki z przeznaczeniem na rozbudowę budynków.
Pozostałe wnioski - bez uwag.
Komisja Rewizyjna
" wykaz wniosków i ocena realizacji przez pracownika Starostwa - Zał. Nr 4.
Komisja wnosi uwagi do oceny realizacji wniosku 3.
Wniosek nie został zrealizowany, Zarząd Powiatu wystąpił z projektem uchwały dot. zaciągnięta kredytu na płace, a nie na media (na dzień 31.12.2003r. opłaty za media stanowią zobowiązania przeterminowane).
Komisja Edukacji, Kultury i Kultury Fizycznej.
" wykaz wniosków i ocena realizacji przez pracownika Starostwa - Zał. Nr 5.
Komisja nie wnosi uwag.
Komisja stwierdza, że nie wszystkie wnioski komisji Rady Powiatu są realizowane lub ich realizacja jest rozłożona w czasie, jak np.: wypracowanie przez Zarząd Powiatu stanowiska dot. przyczyn rozbieżności pomiędzy zakładanymi a rzeczywistymi efektami termomodernizacji obiektów oświatowych.
W n i o s k i:
" ustalić procedurę realizacji wniosków komisji Rady Powiatu,
" przestrzegać pełnej realizacji wniosków z uwzględnieniem przepisów prawnych                 i możliwości finansowych budżetu,
" bezwzględnie realizować wnioski istotne dla Powiatu, jak np. w sprawie uregulowania spraw własnościowych gruntów, na których znajduje się szpital.

Temat kontroli: "Ocena wydatkowania środków na promocję Powiatu Tucholskiego".

" Temat kontroli zgodny z planem pracy Komisji rewizyjnej na 2003r. przyjętym przez Rade Powiatu.
" jednostka kontrolowana  - Starostwo powiatowe w Tucholi.
" Kontrole przeprowadziła Komisja Rewizyjna w pełnym składzie.
" Informacji udzielał p. Maciek Korda - Naczelnik Wydziału Rozwoju Gospodarczego, Turystyki i Promocji.

Szczegółowy zakres kontroli.
1. Kwota środków finansowych wydatkowana na promocje powiatu:
Wydatki związane z promocją Powiatu Tucholskiego ujęte są w dziale 630 "Turystyka".
Plan na rok 2003 zakładał w tym dziale następujące wydatki:
- rozdział 63095 "Pozostała działalność" - 10.000,- zł
       wykonanie    -   9.732,- zł  
- rozdział 63001 "Ośrodek informacji turystycznej"  - 10.230,- zł
       wykonanie       - 10.230,- zł
Środki pozyskane z zewnątrz: umowa z Gmina Tuchola z dn. 16.01.2003r.
Razem plan  - 20.230,- zł
Wykonanie - 19.962,- zł
co stanowi 0,07 % planowanych wydatków budżetu Powiatu Tucholskiego.
W 2002r.   wskaźnik ten wynosił 0,12% (po pomniejszeniu wydatków na KPP).
Kwoty wydatków w/w nie obejmują kosztów osobowych związanych z zatrudnieniem     w WRG,TiP.
Widoczna jest tendencja  malejąca w zakresie wysokości kwot przeznaczonych na promocję powiatu.
Budżet roku 2004 nie zakłada wzrostu wydatków w dziale 630.
Powyższa tendencja oraz wielkość kwot przeznaczonych na promocje nie współgrają      z realizacją celów nadrzędnych  określonych w "Strategii rozwoju Powiatu Tucholskiego".
1. a. Środki pozyskane z zewnątrz:
" z Gminy Tuchola  - kwota 10.230,- zł  przeznaczona na prowadzenie punktu informacji turystycznej,
" z rezerwy celowej budżetu państwa - kwota 58.500,-zł przeznaczona na realizację projektu "Dzień Europy w Powiecie Tucholskim".
Wydatki w dziale 750 "Administracja publiczna" rozdział 750.20 - Starostwo Powiatowe.  
" z Fundacji Współpracy Polsko-Niemieckiej - kwota 16.000,- zł z przeznaczeniem na organizację międzynarodowej konferencji "Kosznajderia".
Wydatki w dziale 921 - "Kultura i Ochrona Dziedzictwa Narodowego" rozdział 92195 - "Pozostała działalność".  
" z innych źródeł (Urząd Komitetu Integracji Europejskiej) - kwota 39.674,- zł       z przeznaczeniem na realizację projektu "Weekend z Europą w Borach Tucholskich", program "Teraz integracja".
Wydatki w dziale 926 - "Kultura Fizyczna i Sport" - rozdział 92695 "Pozostała działalność".      
2. Powiązanie promocji z realizacją innych zadań Powiatu.
Komisja stwierdza, że WRG,TiP w zakresie promocji działa w porozumieniu z innymi działaniami Powiatu.
Szczegółowy opis powiązań zawarty jest w Zał. Nr 6. 
3. Efekty działań promocyjnych.
Efekty działań nie są proste do oceny. Opis efektów działań zawartych w Zał. Nr 6.         w poz. 1 i 3 odzwierciedlają bardziej sposób wydatkowania środków na promocję. Według komisji w odczuciu mieszkańców powiatu brak jest konkretnych efektów           w postaci rozwoju usług turystycznych, zwiększania ilości turystów, czy rozwoju zakładów usługowo-produkcyjnych, co skutkowałoby np. powstaniem nowych miejsc pracy,  czy powstaniem innych, nowych źródeł  dochodów mieszkańców.  
4. Zabezpieczenie kadrowe do realizacji zadań z zakresu promocji.
Komisja nie stwierdza nadmiaru ilości etatów WRGTiP, obsada etatowa wynika               z możliwości finansowych budżetu powiatu.  

W n i o s k i :
" W celu realizacji "Strategii rozwoju powiatu tucholskiego" powinny być zwiększone środki na rozwój powiatu (turystyka i sfera gospodarcza), nawet kosztem innych wydatków.
Efekty tych działań mogą przyczyniać się do rozwoju naszego regionu, co z kolei zwiększy dochody jednostek samorządowych.  
" Obecnie działania promocyjne ukierunkowane są bardziej do odbiorcy usług.
większa uwagę powinno się zwracać na działania ukierunkowane na pozyskiwanie inwestorów.   
" Do promocji należy wprowadzić element konkretyzujący zamiar pozyskiwania nowych inwestorów.
" Wobec ograniczonej ilości środków finansowych należy rozwijać współpracę                   z organizacjami pozarządowymi, których celem działania jest rozwój regionu.
" Formą promocji może być także inicjowanie projektów pobudzających rozwój gospodarczy i turystyczny naszego regionu  -  przy udziale środków Unii Europejskiej       i współpracy z gminami powiatu.

Temat kontroli "Ocena wydatkowania dotacji w 2003r.".
" Temat kontroli zgodny z planem pracy Komisji Rewizyjnej na 2003r. przyjętym przez Radę Powiatu.
" Jednostka kontrolowana - Starostwo Powiatowe w Tucholi.
" Kontrolę przeprowadziła Komisja Rewizyjna w pełnym składzie.
" Informacji udzielali: Tomasz Stybaniewicz i Krystyna Siniło - Skarbnik Powiatu.

Szczegółowy zakres kontroli.
1. Udzielone dotacje.
W 2003r. udzielono z budżetu powiatu następujące dotacje:
a Miejska Biblioteka Publiczna - instytucja kultury - kwota   10.000,- zł,
b STE Tucholska Szkoła Realna - szkoła niepubliczna o uprawnieniach szkoły publicznej        - kwota   52.389,- zł,
c Towarzystwo Rozwoju Regionalnego "Promocja Borów Tucholskich" - stowarzyszenie           - kwota 300.000,- zł.
2. Tryb postępowania o udzielenie dotacji.
a dotacji udzielono w oparciu o art. 111 i 117 ustawy z dnia 26.11.1998r. o funduszach publicznych  - "...z budżetu może być udzielona dotacja na zadania przejęte przez inne jednostki samorządowe do realizacji na podstawie porozumienia lub umowy".    W dniu 21 marca 2003r. zawarto porozumienie pomiędzy Zarządem Powiatu i Miejską Biblioteką Publiczną.
Dotacji udzielono zgodnie z przedstawionym planem kosztów:
- porozumienie  - Zał. Nr 7,
- plan kosztów   - Zał. Nr 8   
b dotacji udzielono w oparciu o uchwałę Nr XXV/140/2000 Rady Powiatu w Tucholi z dnia 28.08.2000r. w sprawie zasad przydzielania i rozliczania dotacji na częściowe pokrycie kosztów działalności dydaktycznej realizowanej przez niepubliczne szkoły ponadgimnazjalne (ponadpostawowe) o uprawnieniach szkół publicznych.
" Wysokość dotacji - nie niżej niż 50% wydatków bieżących ponoszonych na jednego słuchacza w odpowiedniego typu szkołach publicznych prowadzonych przez Powiat Tucholski (lub działających na terenie najbliższego powiatu) [§ 1, ust. 2 zał. nr 1 do uchwały w/w],
" warunek udzielenia dotacji - wniosek osoby prowadzącej szkołę niepubliczną  złożony nie później niż do 30 września roku poprzedzającego rok udzielenia dotacji, zawierający wymagane informacje (§ 2 i 3 zał. do uchwały w/w),
" przekazywanie dotacji - zaliczkowo, w terminach miesięcznych (§ 4 zał. do uchwały w/w.),
" rozliczenie dotacji - w ciągu 20 dni po upływie każdego miesiąca (§ 5 zał. do uchwały w/w).
Dokonano sprawdzenia naliczenia dotacji. Kwota dotacji jest zgodna z zasadami określonymi w uchwale w/w. Również zgodnie z uchwałą przekazywano dotację.
- uchwała nr XXV/140/2000 Rady Powiatu w Tucholi - załącznik nr 9,
- informacja na temat planowanej liczby uczniów - załącznik nr 10,
- miesięczne rozliczenie dotacji - załącznik nr 11.
c zasady przydzielania i rozliczania dotacji organizacjom pozarządowym określa uchwała Nr XXVIII/157/2000 Rady Powiatu Tucholskiego z dnia 24.11.2000r.
" warunki udzielenia dotacji:
- złożenie wniosku na obowiązującym druku,
- opinia właściwej komisji Rady Powiatu,
- zawarcie umowy.
Zgodnie z art. 10, ust. 5 i 6 uchwały w/w wnioski o dotacje składa się dwa razy do roku w terminach
a) do 30 września - rozpatrywane przez zarząd Powiatu do 15 stycznia,
b) do 31 marca     - rozpatrywane przez Zarząd Powiatu do 30 kwietnia.  
" rozliczenie dotacji - po zakończeniu projektu należy przedstawić sprawozdanie merytoryczne, efekty projektu, całkowite rozliczenie finansowe projektu.
Wniosek o udzielenie dotacji TRR "Promocja Borów Tucholskich" złożyło do Starostwa Powiatowego w Tucholi w dniu 4.08.2003r.
Rada Powiatu uchwałą nr IX/46/2003 z dnia 28.08.2003r. w sprawie zmian budżetu Powiatu Tucholskiego na 2003rok zwiększyła kwotę udzielonych dotacji o 300.000,- zł dla TRR "Promocja Borów Tucholskich".

Dział 803  - szkolnictwo wyższe.
Rozdział 80395 - pozostała działalność.
 W uzasadnieniu do uchwały zapisano tylko, że dotacja przeznaczona jest na zadanie związane z uruchomieniem Wyższej Szkoły Zarządzania Środowiskiem         w Tucholi.
Zgodnie z art. 118 ustawy z dnia 26.11.1998r. o finansach publicznych Rada Powiatu określa w formie uchwały tryb postępowania o udzielenie dotacji, sposób jej rozliczenia oraz sposób kontroli.
Dotację dla organizacji pozarządowej przyznaje Zarząd Powiatu.

Wątpliwości Komisji rewizyjnej budzi fakt - pomimo opinii radcy prawnego - czy dotacja została udzielona zgodnie z obowiązującą procedurą.
- uchwała nr XXVIII/157/2000 Rady Powiatu Tucholskiego - załącznik nr 12,
- uchwała nr IX/46/2003 Rady Powiatu Tucholskiego - załącznik nr 13,
- wniosek o udzielenie dotacji - załącznik nr 14,
- umowa nr 1/2003 - załącznik nr 15,
- wystąpienie Komisji Rewizyjnej do Radcy Prawnego Starostwa Powiatowego - załącznik nr 16,
- opinia Radcy Prawnego Starostwa Powiatowego z dnia 14 i 31 marca 2004 r. - załącznik nr 17.
3. Rozliczenie dotacji.

a)  dotację rozliczono zgodnie z zawartym porozumieniem na podstawie sprawozdania   z wykorzystania dotacji, sporządzonego przez Miejską Bibliotekę Publiczną            w Tucholi.
Sprawozdanie z wykorzystania dotacji  -  Zał Nr  18.   
b)  dotację rozliczono zgodnie z obowiązującą uchwałą Rady Powiatu  - rozliczenie dotacji  -  Zał. Nr 19.
c)   jako rozliczenie dotacji przyjęto przelew 300.000,- zł dokonany przez TRR "Promocja Borów Tucholskich" na rzecz szkoły wyższej - rozliczenie załącznik nr 20.
Zdaniem Komisji rozliczenie nie wyczerpuje obowiązującej procedury.

4. Nieuwzględnione wnioski o rozliczenie dotacji.

Zgodnie z przedstawionym zestawieniem organizacje pozarządowe złożyły w roku 2003 45 wniosków o udzielenie wsparcia finansowego. Wnioski nie zostały rozpatrzone z powodu nieuwzględnienia w budżecie Powiatu środków na te cele.
Komisja uważa, że należy zabezpieczyć w budżecie Powiatu chociaż minimalną kwotę na wspieranie działań organizacji pozarządowych, mając na uwadze chociażby zapisy zawarte w preambule "Karty współpracy Powiatu Tucholskiego z organizacjami pozarządowymi" odnoszące się do celów funkcjonowania powiatu i aktywności obywatelskiej mieszkańców.
- wykaz złożonych wniosków - załącznik nr 21.

W n i o s k i:
" należy zabezpieczyć w budżecie Powiatu chociaż minimalną kwotę na wspieranie działań organizacji pozarządowych, mając na uwadze chociażby zapisy zawarte w preambule "Karty współpracy Powiatu Tucholskiego z organizacjami pozarządowymi" odnoszące się do celów funkcjonowania powiatu i aktywności obywatelskiej mieszkańców,
" należy ściśle przestrzegać procedur udzielania dotacji organizacjom pozarządowym określonych w uchwale Rady Powiatu i przepisach prawnych.

Na tym protokół zakończono.

Kierownik Jednostki Kontrolowanej         Członkowie Komisji Rewizyjnej
            
            Andrzej Wegner                            .................................................
          Starosta Tucholski                                      (Małgorzata Oller                                                                                            .................................................                                                        
                                                                              (Michał Mróz)
                                                                 ................................................                                                        
                                                                         (Jerzy Adamczak)

                                                                      ...............................................                                                        
                                                                          (Wojciech Kroplewski)
                                                                    ................................................                                                        
                                                                                     (Anna Ziegler)

Komisja ustaliła, że protokół w takim brzmieniu przedstawi Staroście.

Na tym protokół zakończono.

                                                Protokołowała:  Przewodnicząca Komisji

                                                                              Małgorzata Oller