Powiat Tucholski

Zadania wydziału

Wydział Organizacyjny zapewnia: obsługę administracyjną Rady, Komisji Rady
i Zarządu; sprawną organizację i funkcjonowanie Starostwa; organizację przyjmowania obywateli w sprawach skarg i wniosków; załatwianie spraw kadrowych i szkoleniowych pracowników.
Do zadań Wydziału należy:

1.W zakresie obsługi Rady:

 1) gromadzenie i przygotowywanie materiałów niezbędnych dla pracy Rady i jej komisji,
 2) przygotowywanie materiałów na posiedzenia Rady i komisji Rady,
 3) protokołowanie sesji Rady i posiedzeń komisji Rady,
 4) prowadzenie rejestrów:
  a) uchwał Rady,
  b) wniosków i opinii komisji Rady,
  c) interpelacji i wniosków radnych,
 5) przekazywanie do realizacji uchwał Rady, wniosków komisji Rady i interpelacji radnych,
 6) przedkładanie organom nadzoru uchwał Rady,
 7) udzielanie pomocy radnym w wykonywaniu mandatu,
 8) sporządzanie dokumentacji działalności Rady, komisji Rady i radnych,
 9) udostępnianie do wglądu radnym oraz osobom zainteresowanym protokołów z sesji i uchwał Rady,
 10) kalkulacja wydatków na działalność Rady i radnych oraz przygotowywanie informacji o potrąceniach diet z tytułu nieobecności na posiedzeniach.

2.W zakresie spraw organizacyjnych:

 1) współdziałanie z Komisją Statutową w przygotowaniu zmian Statutu Powiatu,
 2) opracowywanie projektów Regulaminu Organizacyjnego i Regulaminu Pracy Starostwa oraz kontrola ich realizacji,
 3) inicjowanie działań usprawniających pracę Starostwa,
 4) wdrażanie i nadzorowanie stosowania instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej
    i jednolitego rzeczowego wykazu akt,
 5) prowadzenie zbioru upoważnień do załatwienia spraw w imieniu Starosty,
 6) prowadzenie zbioru porozumień spraw powierzonych innym jednostkom,
 7) przekazywanie materiałów do opublikowania w Dzienniku Urzędowym Województwa Kujawsko-Pomorskiego,
 8) obsługa posiedzeń Zarządu, sporządzanie informacji z pracy Zarządu w okresie międzysesyjnym, prowadzenie rejestru uchwał Zarządu, przygotowywanie pisemnych odpowiedzi i wyjaśnień w sprawach rozstrzyganych na posiedzeniach Zarządu,
 9) prowadzenie sekretariatu Starosty, Wicestarosty i Członków Zarządu,
 10) przekazywanie do realizacji odpisów uchwał Rady, wniosków komisji Rady i interpelacji radnych Naczelnikom oraz samodzielnym stanowiskom w zakresie spraw im podległym oraz czuwanie nad terminowym ich załatwieniem,
 11) prowadzenie kontroli działania Wydziałów i jednostek organizacyjnych powiatu,
 12) prowadzenie rejestru skarg i wniosków, opracowywanie analiz, 
 13) organizowanie przyjmowania interesantów zgłaszających skargi i wnioski oraz organizowanie kontaktów z Członkami Zarządu,
 14) prowadzenie rejestru umów,
 15) prowadzenie spraw socjalnych pracowników Starostwa,
 16) koordynowanie szkoleń, dokształcania i doskonalenia zawodowego pracowników Starostwa,
 17) załatwianie całokształtu spraw związanych z pieczęciami urzędowymi, nagłówkowymi i tablicami,
 18) prenumerata czasopism i wydawnictw specjalistycznych dla potrzeb Starostwa,
 19) prowadzenie biblioteki zakładowej,
 20) wykonywanie obsługi kancelaryjnej Starostwa,
 21) prowadzenie naboru pracowników na stanowiska urzędnicze i kierownicze stanowiska urzędnicze w warunkach otwartości i konkurencyjności,
 22) prowadzenie służby przygotowawczej i egzaminów, w tym szkolenia części ogólnej,
 23) prowadzenie spraw związanych z oświadczeniami majątkowymi,
 24) udział w akcjach związanych z realizacją idei społeczeństwa obywatelskiego,
 25) przygotowanie i przeprowadzenie ocen okresowych  pracowników Starostwa,
 26) organizacja praktyk zawodowych w Starostwie,
 27) prowadzenie Kancelarii Ogólnej Starostwa i Punktu Obsługi Interesantów w zakresie:
   a) przyjmowania i wysyłania korespondencji,
   b) prowadzenie punktu przyjęcia poczty elektronicznej,
   c) udzielania informacji o  rodzaju, miejscu i trybie załatwiania spraw,
   d) wydawanie przekazanych do Punktu Obsługi Interesantów druków
     i formularzy,
   e) udzielania pomocy w ich wypełnieniu,
   f) przyjęcie wniosku.
 28) prowadzenie elektronicznej skrzynki podawczej.

3.W zakresie spraw kadrowych:

 1) prowadzenie spraw i akt osobowych pracowników Starostwa i kierowników jednostek organizacyjnych zatrudnianych lub powoływanych przez Zarząd,
 2) prowadzenie spraw związanych z doskonaleniem zawodowym i szkoleniem pracowników Starostwa,
 3) sprawy związane z ustaleniem dodatków za wysługę lat i nagród jubileuszowych dla pracowników Starostwa,
 4) sprawowanie nadzoru nad przestrzeganiem dyscypliny pracy,
 5) nadzór nad wykorzystaniem urlopów wypoczynkowych,
 6) prowadzenie spraw emerytalnych i rentowych pracowników Starostwa,
 7) współpraca z Powiatowym Urzędem Pracy w zakresie organizowania prac interwencyjnych i innych form  aktywizacji zawodowej,

4. W zakresie przeciwdziałania bezrobociu:

 1)współpraca w zakresie obsługi administracyjno-biurowej Powiatowej Rady Zatrudnienia,
 2)przygotowywanie dokumentów Starosty wynikających z realizacji ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy,

5. W zakresie zamówień publicznych:

 1) planowanie zamówień publicznych w Starostwie,
 2) prowadzenie i dokumentowanie postępowań o udzielanie zamówień publicznych, kompletowanie i weryfikowanie materiałów źródłowych Wydziałów, stanowiących podstawę do wszczęcia procedur określonych
    w ustawie o zamówieniach publicznych,
 3) udzielanie wyjaśnień Wydziałom przy opracowywaniu materiałów źródłowych stanowiących podstawę udzielenia zamówień na dostawy, roboty i usługi,
 4) dokumentowanie i ewidencjonowanie udzielonych zamówień publicznych oraz przekazywanie ich do archiwum,
 5) prowadzenie dla Starostwa rejestru udzielonych zamówień publicznych
    o wartości równej lub przekraczającej równowartość kwoty 14 tys. euro,
 6) prowadzenie rejestru odwołań,
 7) prowadzenie korespondencji w zakresie prowadzonych postępowań
    o udzielenie zamówienia publicznego, w tym odwołań,
 8) sporządzanie sprawozdań określonych w ustawie Prawo zamówień publicznych,
 9) przygotowywanie projektów uchwał Zarządu oraz Zarządzeń Starosty
   w sprawach zamówień publicznych.

6. W zakresie spraw administracyjnych:

1)    prowadzenie archiwum zakładowego,
2)    prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej Starostwa,
3)    nadzór nad prawidłowym zabezpieczaniem posiadanych zbiorów danych osobowych, zgłaszanie i aktualizowanie zbiorów danych osobowych Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych,
4)    nadzór nad przestrzeganiem prawa autorskiego w Starostwie,
5)    obsługa informatyczna i wdrażanie postępu technicznego w tym zakresie,
6)    ochrona systemów informatycznych, nadzór nad przestrzeganiem instrukcji ochrony systemów informatycznych w Starostwie.

7.    W zakresie spraw obywatelskich:

1)    załatwianie spraw związanych z organizowaniem imprez masowych,
2)    współdziałanie w organizowaniu na terenie powiatu obchodów rocznic
w celu upamiętnienia walki o niepodległość Polski oraz uczczenia pamięci ofiar wojny i okresu powojennego,
3)    udzielanie pomocy repatriantom zgodnie z postanowieniami ustawy
o repatriacji,
4)    prowadzenie biura rzeczy znalezionych,
5)    obsługa administracyjna Komisji Bezpieczeństwa i Porządku,
6)    współdziałanie przy realizacji Powiatowego Programu Zapobiegania Przestępczości, Ochrony Bezpieczeństwa Obywateli i Porządku Publicznego.

8.    W zakresie spraw obronnych:

1)    opracowywanie, organizowanie i aktualizacja planu Akcji Kurierskiej,
2)    reklamowanie pracowników i radnych będących żołnierzami rezerwy
z obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny,
3)    organizacja realizacji alarmowego uzupełnienia sił zbrojnych,
4)    realizowanie zadań w zakresie przygotowania systemu kierowania bezpieczeństwem narodowym,
5)    opracowanie i aktualizacja Planu Operacyjnego Funkcjonowania Starostwa Powiatowego w Tucholi w warunkach zewnętrznego zagrożenia bezpieczeństwa państwa i w czasie wojny,
6)    opracowanie i aktualizacja Powiatowego Planu Ochrony Zabytków na wypadek konfliktu zbrojnego i sytuacji Kryzysowych dla Powiatu Tucholskiego,
7)    opracowanie i aktualizacja regulaminu organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Tucholi na czas wojny,
8)    opracowywanie i aktualizacja zakresu działania Starostwa Powiatowego
w Tucholi w dziedzinie obronności państwa w czasie pokoju,
9)    przygotowanie infrastruktury umożliwiającej funkcjonowanie systemu kierowania, w tym stanowiska kierowania,
10)    przygotowanie komórek organizacyjnych Starostwa do funkcjonowania
w systemie kierowania,
11)    opracowanie i aktualizacja dokumentacji Stałego Dyżuru Starosty Tucholskiego,
12)    opracowywanie i aktualizacja dokumentacji Państwa Gospodarza na wypadek przemieszczania się lub pobytu na terenie powiatu wojsk sojuszniczych (HNS),
13)    opracowywanie i aktualizacja dokumentacji odtwarzania Ewidencji Wojskowej,
14)    opracowywanie i aktualizacja Planu przemieszczenia i funkcjonowania Starostwa Powiatowego Tucholi na Głównym Stanowisku Kierowania w zapasowym miejscu pracy,
15)    opracowanie i aktualizacja Planu przygotowań publicznej i niepublicznej służby zdrowia Powiatu Tucholskiego na potrzeby obronne państwa.

9.    W zakresie zarządzania kryzysowego:

1)    nadzorowanie działań związanych z monitorowaniem, planowaniem, reagowaniem i usuwaniem skutków zagrożeń na terenie Powiatu,
2)    uaktualnianie danych dotyczących zagrożeń środkami trującymi, promieniotwórczymi i TŚP oraz zakładów posiadających niebezpieczne substancje chemiczne na terenie Powiatu,
3)    określanie zasad funkcjonowania organów samorządowych, instytucji
i jednostek organizacyjnych odpowiedzialnych za ochronę ludności, zakładów pracy, urządzeń użyteczności publicznej i dóbr kultury oraz ratowanie i udzielanie pomocy poszkodowanym,
4)    nadzorowanie systemu wczesnego ostrzegania ludności,
5)    prowadzenie dokumentacji planistycznej dotyczącej zapobiegania sytuacjom kryzysowym, przygotowania do podejmowania nad nimi kontroli w drodze zaplanowanych działań i reagowaniu w przypadku wystąpienia sytuacji kryzysowych oraz na odtwarzaniu infrastruktury lub przywróceniu jej pierwotnego charakteru,
6)    obsługa Powiatowego Centrum Zarządzania Kryzysowego (PCZK) w tym:
a)    realizacja zadań z zakresu planowania cywilnego:
-    opracowanie i przedłożenie właściwemu Wojewodzie do zatwierdzenia powiatowego planu zarządzania kryzysowego,
-     realizacja zaleceń do powiatowego planu zarządzania kryzysowego,
-    wydawanie organom gminy zaleceń do gminnego planu zarządzania kryzysowego,
-    przedstawianie Staroście do zatwierdzenia gminnych planów zarządzania kryzysowego,
-    organizowanie szkoleń, ćwiczeń i treningów z zakresu reagowania na potencjalne zagrożenie,
-    przeciwdziałanie skutkom zdarzeń o charakterze terrorystycznym,
-    realizacja zadań z zakresu ochrony infrastruktury krytycznej,
7)    koordynowanie działań w gminach Powiatu z zakresu przygotowania i realizacji przedsięwzięć zarządzania kryzysowego;
8)    prowadzenie i aktualizowanie bazy danych dla potrzeb ochrony ludności Powiatu;
9)    przygotowanie projektu wydatków budżetowych Powiatowego Centrum Zarządzania Kryzysowego oraz realizowanie wydatków zgodnie
z przyjętym projektem;
10)    utrzymywanie w pełnej gotowości i sprawności technicznej sprzętu radiotelefonicznego, komputerowego, radiowego będącego na wyposażeniu Powiatowego Centrum Zarządzania Kryzysowego;
11)    prowadzenie dokumentacji szkoleniowej z problematyki zarządzania kryzysowego;
12)    opracowanie i nadzorowanie wykonania harmonogramu szkoleń z zakresu ochrony ludności i obrony cywilnej Starostwa;
13)    opracowanie i nadzorowanie wykonania zadań zawartych w „Planie działania Starosty Tucholskiego w zakresie zarządzania i reagowania kryzysowego oraz ochrony ludności”;
14)    koordynacja zadań w zakresie obronności, bezpieczeństwa państwa i w przypadku klęski żywiołowej,
15)    prowadzenie kontroli wynikającej z bieżącej realizacji zadań.

10.    W zakresie spraw obrony cywilnej:

1)    prowadzenie dokumentacji planistycznej związanej z obroną cywilną Powiatu na czas zagrożenia bezpieczeństwa i wojny;
2)    opracowanie i aktualizowanie wymaganą przepisami n/w dokumentację planistyczną:
a)    Plan Obrony Cywilnej;
b)    Instrukcja Rejonowego Ośrodka Analiz Danych i Alarmowania;
c)    System Wczesnego Ostrzegania;
d)    System Wykrywania i Alarmowania;
e)    Plan Ewakuacji (Przyjęcia) Ludności;
3)    koordynowanie działań w Urzędach Gmin Powiatu
w zakresie przygotowania i realizacji przedsięwzięć związanych z obroną cywilną;
4)    opracowywanie corocznych harmonogramów szkoleń z zakresu ochrony ludności i obrony cywilnej Starostwa oraz nadzorowanie jego 
       wykonywania;
5)    organizowanie i prowadzenie szkoleń oraz ćwiczeń w zakresie ochrony 
       ludności oraz obrony cywilnej dla:
a)    Zespołu Kierowania Obroną Cywilną;
b)    Powiatowego Zespołu ds. Przygotowania i Prowadzenia Ewakuacji;
c)    Formacji Obrony Cywilnej;
d)    ludności w zakresie powszechnej samoobrony;
6)    analizowanie i ocenianie stanu bezpieczeństwa oraz porządku publicznego;
7)    zapewnianie działania systemu wykrywania i alarmowania oraz prowadzenie miesięcznych treningów nasłuchu sygnałów w sieci ostrzegania O.D.N.;
8)    koordynowanie prac, nadzorowanie modernizacji i utrzymanie
w sprawności Centralne Systemy Alarmowe;
9)    współpraca z właściwymi organami w zakresie bezpieczeństwa i porządku publicznego;
10)    konsultowanie planów zagospodarowania przestrzennego i infrastruktury technicznej w zakresie wymogów obrony cywilnej;
11)    koordynowanie zadań z zakresu obrony cywilnej, realizowanych przez miasto i gminy Powiatu;
12)    decydowanie o konieczności wprowadzenia obowiązku świadczeń osobistych i rzeczowych w przypadku nadzwyczajnych zagrożeń życia i zdrowia ludzi i środowiska;
13)    współpracowanie z organami administracji rządowej i samorządowej  
        w zakresie obrony cywilnej;
14)    zaopatrywanie formacji obrony cywilnej w sprzęt, środki techniczne
i umundurowanie niezbędne do wykonywania zadań obrony cywilnej,
a także zapewnienie odpowiednich warunków przechowywania, konserwacji, eksploatacji, remontu i wymiany tego sprzętu, środków technicznych i umundurowania;
15)    prowadzenie gospodarki materiałowej sprzętu obrony cywilnej zgodnie z
„Instrukcją o gospodarowaniu sprzętem obrony cywilnej”;
16)    prowadzenie dokumentacji przychodowo-rozchodowej sprzętu obrony cywilnej będącego w dyspozycji Wydziału Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego Kujawsko-Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego;
17)    prowadzenie kontroli wynikającej z bieżącej realizacji zadań.

11.    W zakresie spraw gospodarczych:

1)    zarządzanie budynkami administracyjnymi Starostwa oraz gospodarka lokalami biurowymi, w tym przygotowywanie umów w zakresie korzystania z mediów, ciepło i odpady oraz czuwanie nad prawidłowym rozliczaniem faktur w tym zakresie,
2)    prowadzenie książek obiektów budowlanych i koordynowanie prac związanych z przeprowadzeniem okresowych kontroli obiektów,
3)    przygotowywanie umowy w zakresie usług porządkowych i ochrony mienia oraz nadzór nad jej realizacją, w tym stała kontrola stanu czystości w pomieszczeniach objętych umową,
4)    przygotowywanie umów dotyczących korzystania z pomieszczeń Starostwa przez jednostki zewnętrzne, ich aktualizacja oraz naliczanie czynszów,
5)    sporządzanie rocznych deklaracji dotyczących podatku od nieruchomości dla obiektów objętych książkami obiektów budowlanych, z wyłączeniem budynku przy ul. Kopernika 1,
6)    nadzór nad realizacją umowy dot. monitoringu obiektów i pół biwakowych,
7)    zabezpieczenie przestrzegania w Starostwie przepisów dotyczących porządku, bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej,
8)    wykonywanie czynności związanych z zabezpieczeniem mienia oraz ochroną budynków Starostwa,
9)    planowanie, organizacja i nadzór nad wykonywaniem bieżących napraw, konserwacji i remontów budynku,
10)    przygotowywanie wieloletnich oraz rocznych planów i zakresów remontów budynków Starostwa oraz budynków jednostek organizacyjnych powiatu
i przedkładanie tych planów i zakresów do akceptacji przez Zarząd,
11)    przygotowywanie niezbędnych materiałów do opracowania dokumentacji projektowej i kosztorysowej poszczególnych zadań remontowych,
12)    czynności związane z eksploatacją samochodów służbowych,
13)    zabezpieczanie informacji wizualnej dla interesantów,
14)    zakup i instalacja sprzętu teleinformatycznego oraz wyposażenia biurowego,
15)    zabezpieczenie łączności telefonicznej, teleinformatycznej
i alarmowej,
16)    prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem mienia Powiatu,
17)    prowadzenie księgi inwentarzowej pozostałych środków trwałych w użytkowaniu (przedmioty nietrwałe) oraz nadzór nad pozostałymi środkami trwałymi w użytkowaniu w oparciu o prowadzoną ewidencję.
18)    prowadzenie ewidencji odpadów i ich przekazywanie do Wydziału Geodezji, Gospodarki Nieruchomościami i Zasobami Przyrody w terminie do 31 stycznia roku następnego za rok miniony.